Préparer son traiteur de mariage : ce qu'il faut lui remettre, quand, et sous quelle forme
Nombre définitif, allergies, vin d'honneur : ce qu'il faut remettre au traiteur et quand, la fiche par table faite par Tablee et un modèle vierge gratuit.
Les guides expliquent comment choisir un traiteur, et presque aucun n’explique comment lui parler. Pourtant, une fois le devis signé, ce qui compte est ce que vous lui remettez : cinq informations, à une date précise, par écrit. Tablee, notre produit, fabrique la fiche par table à partir de votre plan, et cette page marche aussi sans lui.
La fiche traiteur se fait toute seule dans Tablee
Tout ce que le traiteur demande tient sur une fiche, triée par table. Dans Tablee, elle se produit à partir de votre plan : vous ne recopiez aucun nom.
Pour chaque table, la fiche donne le nombre de couverts, les enfants, les repas comptés, et les allergies avec le nom de l’invité. C’est le format dans lequel un traiteur sert : une table après l’autre.
Le chemin. Vous collez votre liste d’invités, dont les colonnes repas et allergies (depuis Excel, un CSV, un PDF ou un texte). Vous posez vos règles et construisez le plan. Dans l’onglet Documents, vous choisissez « Imprimer / Enregistrer en PDF ». Pour construire le plan lui-même, voyez la méthode complète pour faire un plan de table.
L’argument décisif : le désistement. Après le décompte du traiteur, quelqu’un se désiste. Vous retirez l’invité, le plan se recalcule, et la fiche suit. Vous renvoyez au traiteur la table qui a changé, pas un nouveau tableau à vérifier ligne à ligne.
Les prix, en clair. C’est gratuit pour un événement jusqu’à 5 tables : les documents portent alors la mention « Fait avec Tablee ». 9,99 € une fois retirent la mention et montent jusqu’à 200 tables, pour cet événement.
Ce que Tablee ne fait pas, pour être franc. La fiche donne les repas et les allergies par table, pas un total par plat. Il ne gère pas le devis, ni le choix du traiteur, ni les invités qui viennent seulement au vin d’honneur. Et il n’a qu’un seul style graphique.
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Pas encore de plan ? La fiche traiteur vierge en A4 est gratuite, sans compte ni adresse email : une ligne par table, plus la liste des 14 allergènes. Elle fait partie des modèles à imprimer.
Le traiteur ne demande pas un plan de table : il demande cinq chiffres
On croit que le traiteur a besoin du plan. Il en a besoin pour le service, mais ce qu’il prépare et ce qu’il facture, ce sont cinq informations. Une erreur sur l’une coûte plus cher qu’une erreur de placement : c’est un repas en trop, un repas manquant, ou une allergie oubliée.
| Ce qu’il faut remettre | Sous quelle forme | Repère de date |
|---|---|---|
| Le nombre définitif de convives | Un chiffre, adultes et enfants séparés | À la date du devis |
| Les repas par choix | Un nombre par plat (viande, poisson, végétarien), et les menus enfants | Avec le nombre définitif |
| Les régimes | Végétarien, végan, halal, casher, sans gluten, diabétique : le nombre et le nom | Tôt, dès que vous les connaissez |
| Les allergies | Le nom de l’invité, l’allergène précis, la gravité (traces comprises), sa table | Une première liste tôt, la liste définitive avec le chiffre |
| Le temps de service | L’horaire, le nombre de tables, les tables à servir en premier | Avec la liste définitive |
Les dates sont des repères : la vérité est votre devis, et c’est au traiteur de la confirmer.
Adultes et enfants séparés
Un enfant mange moins qu’un adulte, souvent avec un menu à part. Un chiffre unique de « convives » mélange deux quantités : le traiteur ne peut plus ni ajuster les portions, ni appliquer un menu enfant.
Une liste unique, par écrit, datée
Envoyez une seule fiche, datée, et renvoyez la version à jour à chaque changement. Un échange par téléphone ou par message disperse l’information : le jour J, personne ne sait quelle version fait foi.
Le nombre définitif : la date après laquelle chaque absent peut vous être facturé
C’est la date qui structure tout le reste. Elle dépend de votre liste : voyez comment l’établir et suivre les réponses. D’après les guides, les réponses des invités se bouclent trois à quatre semaines avant le mariage, avec une relance, et le chiffre définitif se transmet au traiteur une à deux semaines avant. Ces repères viennent de sources étrangères (un guide américain et un contrat de lieu canadien) : en France, c’est votre devis qui fixe la date.
Deux points à vérifier dans le vôtre :
- Ce qui est facturé après la date. Certains contrats facturent le nombre garanti, même si des invités se désistent ensuite. D’autres prévoient une tolérance. Demandez-le avant de signer, par écrit.
- La marge. Des guides conseillent deux ou trois repas de plus pour les imprévus. C’est un repère : demandez au traiteur ce qu’il prévoit déjà, et ce que ces repas coûtent.
Pour les invités qui n’ont pas répondu après la relance, une source conseille de supposer qu’ils ne viennent pas, pour le plan comme pour la commande. Discutez-en avec votre traiteur, car c’est un pari. Pour le calendrier complet, du plan provisoire au plan figé, voyez la méthode complète pour faire un plan de table.
Allergies et régimes : quoi écrire, et ce que la loi demande au traiteur
Une allergie se signale par écrit, avec quatre éléments : le nom de l’invité, l’allergène précis, la gravité (traces comprises) et sa table. Demandez au traiteur de confirmer qu’il l’a prise en compte. Un « sans gluten » vague ne suffit pas : l’avoine, une sauce épaissie ou une chapelure ne sont pas les mêmes questions.
Le cadre légal. Le règlement (UE) n° 1169/2011 établit à son annexe II une liste de 14 allergènes que les professionnels doivent pouvoir signaler. En France, le décret n° 2015-447 du 17 avril 2015, en vigueur depuis le 1er juillet 2015, en précise l’application aux denrées non préemballées : l’information est écrite, accessible et consultable, sous une forme que laisse l’exploitant. L’obligation vise les allergènes mis en œuvre volontairement dans une recette, pas une trace fortuite : c’est pour cela que vous devez dire « même des traces ».
Les 14 allergènes à connaître
Les céréales contenant du gluten, les crustacés, les œufs, les poissons, les arachides, le soja, le lait, les fruits à coque, le céleri, la moutarde, le sésame, les sulfites, le lupin et les mollusques.
L’allergie grave : ce que la fiche ne remplace pas
Une allergie sévère se règle de vive voix, avec le traiteur et avec le lieu. Demandez qu’une personne précise soit au courant le jour J, et notez son téléphone. La fiche est la trace écrite de l’échange, pas son remplacement.
Le menu enfant
Demandez au traiteur s’il propose un menu enfant, à partir de quel âge, et quels allergènes il exclut. Le gluten, le lait et les arachides sont des allergènes fréquents chez les petits : si un enfant en a un, mettez-le sur la fiche comme pour un adulte.
Le vin d’honneur : on compte les invités du cocktail, pas ceux du dîner
Le vin d’honneur reçoit souvent plus de monde que le repas : collègues, voisins, famille éloignée, qui ne sont pas conviés au dîner. Le traiteur doit donc avoir deux chiffres. Si vous ne lui en donnez qu’un, les boissons et les pièces sont calculées sur le mauvais.
Une méthode simple : tenez une seconde liste pour le cocktail seulement, avec ses propres invités et le même suivi des réponses, et remettez au traiteur le total du cocktail et celui du dîner. Tablee ne gère pas encore un statut « cocktail seulement » : une liste séparée convient.
Voici les repères que citent les guides. Ils se contredisent, donc prenez-les comme une fourchette à confronter à la règle de votre traiteur.
| Sujet | Repère des guides | À savoir |
|---|---|---|
| Durée | Environ une heure à une heure et demie, jusqu’à deux heures en apéritif dînatoire | À caler avec le lieu et l’heure de la cérémonie |
| Boissons | Deux à trois verres par invité pour la durée | Selon l’heure, la saison, la présence d’enfants |
| Champagne | Une bouteille pour trois à quatre personnes | Six à huit verres par bouteille de 75 cl |
| Sans alcool | Prévoir de l’eau et des softs | Pour les enfants et les conducteurs |
| Pièces salées | Un restaurant propose quatre chaudes, quatre froides et trois verrines par personne | Un exemple, pas un usage : demandez le sien |
Les questions à poser avant de signer
Les guides listent les critères de choix. Voici les dix questions qui portent sur les chiffres et les dates, à poser par écrit :
- Quel est le nombre garanti, et à quelle date ?
- Qu’est-ce qui est facturé si le nombre baisse après cette date ?
- Combien de personnes en service, pendant combien d’heures ?
- Les boissons sont-elles comprises, et lesquelles ?
- Le matériel est-il fourni, y compris sans cuisine sur place ?
- Une dégustation est-elle prévue, payante ou non ?
- Comment gérez-vous les régimes et les allergies, et comment voulez-vous les recevoir ?
- Un menu enfant existe-t-il, à partir de quel âge ?
- Avez-vous une assurance responsabilité civile professionnelle ?
- Quel est le calendrier des acomptes, et quelles sont les conditions d’annulation ?
Comparez les devis ligne à ligne, sur la même base : même nombre de convives, mêmes boissons, mêmes prestations. Les formules affichées ne comprennent pas toujours la même chose.
Le jour J : une fiche en cuisine, un référent en salle
Donnez la fiche à trois personnes : le traiteur, son chef de salle, et un proche de confiance (un témoin, par exemple) qui sait où elle est. Convenez à l’avance d’un repère discret pour les assiettes spéciales, un signe sur l’assiette ou une serviette différente, plutôt qu’une annonce à voix haute devant la table.
Si quelqu’un se désiste au dernier moment, ne reprenez pas tout : prévenez le traiteur de la seule table concernée. Et gardez son numéro de téléphone du jour J, pas seulement celui du commercial qui a signé le devis. Pour l’impression des documents, voyez les modèles à imprimer et les formats.
Si vous voulez voir comment les cinq informations se rangent, vous pouvez aussi créer votre plan de table en ligne : la fiche est dans l’onglet Documents.